Os ativos relativos à tecnologia da informação e comunicação devem estar devidamente identificados com número de Patrimônio.
Os ativos inventariados devem ter um gestor responsável associado.
Ativos devem estar seguros, em ambientes de acesso controlado. Para acessar uma sala com computadores da Prefeitura, por exemplo, a pessoa deve ser um funcionário ou visitante préviamente identificado na recepção do prédio.
Auxiliar como insumo de informações para avaliar aplicação da OT 001.
Controle de Garantia: uma vez que o SBPM não comporta a gestão completa de dados do contrato e garantia, recomenda-se ao gestor de TI implementar um controle próprio em meio alternativo que contenha, no mínimo:
Processo em que foi adquirido o ativo.
Datas de início e término de garantia.
Dados de contato para acionar a garantia.
Total de ativos adquiridos no processo, por tipo e modelo.
Relação de números seriais dos equipamentos (ou outro código identificador que seja pedido pelo fornecedor no momento em que é acionada a garantia) e números de patrimônio.
Especificação técnica dos ativos.
Empréstimo de Equipamentos: há cenários em que é possível que determinados ativos não precisem ser transferidos para outras áreas via sistema, mas ficarão temporariamente em posse de pessoas de outras áreas. São exemplos o empréstimo de modems 4G ou projetores e notebooks para uso em reuniões. Recomenda-se exigir a solicitação formal dos equipamentos (através de memorando, email, ferramenta de chamados de suporte, ou outro meio formal e rastreável) e que a pessoa que retirar o equipamento assine um termo de responsabilidade. Na seção de anexos desta Orientação Técnica há uma sugestão de Termo de Responsabilidade.
A organização eficiente dos recebimentos e envios de equipamentos pode evitar ocorrências ao patrimônio da Prefeitura de São Paulo. É uma atividade relevante que está prevista em legislação e deve ser desempenhada por todos os Órgãos Setoriais.
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