QUAIS SÃO AS NOSSAS RECOMENDAÇÕES?
- Os ativos relativos à tecnologia da informação e comunicação devem estar devidamente identificados com número de Patrimônio.
- Os ativos inventariados devem ter um gestor responsável associado.
- Ativos devem estar seguros, em ambientes de acesso controlado. Para acessar uma sala com computadores da Prefeitura, por exemplo, a pessoa deve ser um funcionário ou visitante préviamente identificado na recepção do prédio.
- Auxiliar como insumo de informações para avaliar aplicação da OT 001.
- Controle de Garantia: uma vez que o SBPM não comporta a gestão completa de dados do contrato e garantia, recomenda-se ao gestor de TI implementar um controle próprio em meio alternativo que contenha, no mínimo:
- Processo em que foi adquirido o ativo.
- Datas de início e término de garantia.
- Dados de contato para acionar a garantia.
- Total de ativos adquiridos no processo, por tipo e modelo.
- Relação de números seriais dos equipamentos (ou outro código identificador que seja pedido pelo fornecedor no momento em que é acionada a garantia) e números de patrimônio.
- Especificação técnica dos ativos.
- Empréstimo de Equipamentos: há cenários em que é possível que determinados ativos não precisem ser transferidos para outras áreas via sistema, mas ficarão temporariamente em posse de pessoas de outras áreas. São exemplos o empréstimo de modems 4G ou projetores e notebooks para uso em reuniões. Recomenda-se exigir a solicitação formal dos equipamentos (através de memorando, email, ferramenta de chamados de suporte, ou outro meio formal e rastreável) e que a pessoa que retirar o equipamento assine um termo de responsabilidade. Na seção de anexos desta Orientação Técnica há uma sugestão de Termo de Responsabilidade.
- A organização eficiente dos recebimentos e envios de equipamentos pode evitar ocorrências ao patrimônio da Prefeitura de São Paulo. É uma atividade relevante que está prevista em legislação e deve ser desempenhada por todos os Órgãos Setoriais.