OT 004 - Inventário de Ativos e Licenças de Software

Apresenta a definição de um ativo segundo a Prefeitura do Município de São Paulo, e trata da gestão de ativos de tecno logia da informação a partir do uso de inventários de ativos físicos de TI, apresentando orientações sobre depreciação, Sistema de Bens Patrimoniais Móveis (SBPM), periodicidade, controle de garantia e empréstimos de equipamentos. Trata também sobre inventários de licenças de software abordan do recomendações e sugestões a respeito da regularização de licenças em seus formatos On premise e SaaS.

GESTÃO DE ATIVOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

GESTÃO DE ATIVOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

SOBRE GESTÃO DE ATIVOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Para a Prefeitura a definição de um ativo, o que abrange ativos de tecnologia da informação, pode ser encontrada no artigo 3º do Decreto Nº 53.484 de 19 de Outubro de 2012:

Art. 3º Para fins deste decreto, consideram-se bens patrimoniais móveis passíveis de controle por meio do Sistema de Bens Patrimoniais Móveis – SBPM os que tenham as seguintes características:(Redação dada pelo Decreto nº 59.822/2020)

I - expectativa de benefício econômico futuro;(Redação dada pelo Decreto nº 59.822/2020)

II - existência material: que não sejam incorporáveis a nenhum outro bem;(Redação dada pelo Decreto nº 59.822/2020)

III – mobilidade: que possam ser removidos ou transportados de um lugar para outro por movimento próprio ou removidos por força alheia sem alteração de sua substância ou destinação econômico-social;(Redação dada pelo Decreto nº 59.822/2020)

IV – vida útil estimada superior a dois anos; e(Redação dada pelo Decreto nº 59.822/2020)

V - valor monetário superior àquele definido em portaria da Secretaria Municipal da Fazenda.(Redação dada pelo Decreto nº 59.822/2020)

Um ativo de tecnologia da informação pode ser definido como algo capaz de gerar, receber, processar ou transmitir informações digitais a fim de oferecer suporte e criar valor para as atividades de negócio.

A disciplina de gestão de ativos de tecnologia da informação7 não deve se limitar meramente às operações do dia-a-dia. Deve-se ter uma visão mais ampla, inserindo tal disciplina na gestão da tecnologia como um todo, fazendo com que a obtenção de informações sobre os ativos de TI tenha a finalidade clara de auxiliar na tomada de boas decisões estratégicas referente a atualizações ou mudanças no acervo de TI.

Gestão de ativos de tecnologia da informação7: Comumente referenciada como ITAM, Information Technology Assets Management, ou Gestão de Ativos de Tecnologia da Informação.

Um exemplo prático: a execução do inventário físico de computadores não deve parar na mera identificação dos itens, e sim gerar informações que embasem iniciativas e estratégias em níveis mais altos, como por exemplo um planejamento para troca destes equipamentos no momento futuro apropriado.

A disciplina de gestão de ativos engloba:

Novos conceitos como nuvem, digital, Internet das Coisas, e interação social estão tornando a gestão de ativos de TI cada vez mais complexa. Uma gestão eficiente deverá reduzir a complexidade gerada por estas tendências a fim de que partes interessadas no assunto entendam o papel que precisam desempenhar.

Criar expectativas sobre encontrar um único sistema que administre todos os conceitos aqui abordados pode criar deficiências na gestão e perda de oportunidades de inovação. O caminho sugerido é a adoção de soluções que consigam atender o todo ao trabalharem bem em conjunto. No Portal de Governança, serão publicadas ferramentas já utilizadas no âmbito da Prefeitura. No fórum de discussão, será possível entrar em contato com outras pessoas que já tenham experiência em seu uso.

Este documento tratará especificamente sobre inventário, ação recorrente durante a fase da vida de uso de um ativo, fase esta posterior à de aquisição e anterior à de desfazimento (vide figura abaixo). Informações sobre aquisição de dispositivos de microinformática e a gestão de inservíveis, temas relacionados respectivamente ao início e ao térmi-no da vida dos ativos, podem ser encontradas em outras Orientações Técnicas específicas sobre estes temas.

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INVENTÁRIO DE ATIVOS FÍSICOS DE TI

INVENTÁRIO DE ATIVOS FÍSICOS DE TI

SOBRE INVENTÁRIO DE ATIVOS FÍSICOS DE TI

Entende-se por inventário o levantamento de todos os bens em uma determinada data, com detalhamento de quantidades e estado de cada item. Por abranger ativos de uma forma geral, o inventário abrange também, por consequência, os ativos de TI.

Os normativos a seguir versam sobre controle de bens e inventário de forma ampla. Nesta orientação técnica serão destacados alguns pontos relevantes para gestores de TI. Entretanto, recomenda-se que, designada uma pessoa dentro da área de TI para cuidar da gestão de ativos e inventário, esta tome conhecimento sobre o inteiro teor destes textos:

A seguir, a definição de inventário para o município de São Paulo, presente no Decreto Nº 56.214/2015:

“Art. 6º § 3º O inventário analítico referido no artigo 96 da Lei Federal nº 4.320, de 17 de dezembro de 1964, consiste na realização do levantamento físico e identificação de bens patrimoniais móveis, visando à comprovação de sua existência, para controle e preservação do patrimônio público municipal.”

POR QUE É IMPORTANTE FAZER O INVENTÁRIO?

Dentre os ganhos providos pela realização do inventário, vale ressaltar a visão geral obtida quanto a situação dos bens, passível de filtro por área e Órgão. Ao obter conhecimento sobre ativos de TI, um planejamento mais eficiente poderá ser realizado para o futuro. Além disso, é possível ainda identificar:

Por todos estes motivos, o inventário de ativos de microin-formática é uma boa prática da Escala de Maturidade desen-volvida pelo Órgão Central, que pode ser consultada no Portal de Governança.

DEPRECIAÇÃO

Depreciação é a perda de valor do ativo com o passar do tempo. A partir disso, é possível inferir que, uma vez depreciado por completo, um ativo perdeu seu valor econômico, seja por desgaste natural ou obsolescência.

O controle da depreciação de ativos é responsabilidade das áreas contábeis dos Órgãos, estando fora da área de atuação dos gestores em TI. Para eles, deve ser utilizada apenas como uma referência na decisão da vida útil de ativos.

SISTEMA DE BENS PATRIMONIAIS MÓVEIS (SBPM)

Sobre o SBPM, vale destacar:

EXECUÇÃO DE INVENTÁRIO ATRAVÉS DO SBPM

Por obrigação imposta pelo Decreto nº 53.484/12, e pela facilidade viabilizada pelo sistema, recomenda-se a execução e atualização de inventário utilizando o Sistema de Bens Patrimoniais Móveis. Para tanto, no caso de ainda não haver um responsável na área de tecnologia com acesso ao sistema, é necessário solicitar à área que cuida de patrimônios no próprio Órgão, o acesso com perfil de, no mínimo, UA.

Um inventário de ativos físicos deve conter, no mínimo, as informações abaixo, todas já contempladas pelo sistema SBPM:

Nos casos de ativos não localizados fisicamente durante inventário, localizados com divergência entre a descrição presente no sistema e o que foi encontrado fisicamente, ou ativos sem número de patrimônio fixado, o responsável pelo inventário deve registrar as divergências no SBPM e comunicar a divisão de patrimônio de seu Órgão. Na inexistência de uma divisão que cuide de patrimônio, recomenda-se procurar a Chefia de Gabinete.

Se na ocasião de execução do inventário for identificado que determinado ativo está subutilizado ou inservível, recomenda-se verificar as medidas cabíveis em Orientação Técnica publicada no Portal de Governança sobre gestão de inservíveis.

Nos casos de transferência ou movimentação de ativos físicos, o SBPM gera um documento para impressão com finalidade de formalizar o aceite da parte que receberá o ativo. No caso de movimentação, trata-se do CIMBPM (Controle Interno de Movimentação de Bens Patrimoniais Móveis). O uso destes documentos físicos é recomendado pois, mesmo depois que um ativo é enviado para outra área via SBPM, o ativo só estará de fato sob posse da nova área após esta clicar no botão de aceite no sistema. Até que este procedimento tenha sido feito, o documento físico com a identificação e assinatura de quem formalizou o recebimento é a única garantia de que o ativo não está mais sob a posse de quem efetuou o envio.

PERIODICIDADE

Recomenda-se realizar inventários nas ocasiões condizentes aos seguintes tipos de inventário:

INVENTÁRIO DE ATIVOS FÍSICOS DE TI

QUAIS SÃO AS NOSSAS RECOMENDAÇÕES?

INVENTÁRIO DE ATIVOS FÍSICOS DE TI

QUAIS SÃO AS NOSSAS SUGESTÕES?

INVENTÁRIO DE LICENÇAS DE SOFTWARE

INVENTÁRIO DE LICENÇAS DE SOFTWARE

SOBRE INVENTÁRIO DE LICENÇAS DE SOFTWARE

Existem ferramentas de gestão de ativos de software que utilizam dados sobre direitos de uso, SKU8 de fornecedores e termos de contrato para automaticamente determinar, e otimizar, a conciliação entre licenças adquiridas e em uso. Ainda assim, não é tarefa simples definir uma ferramenta para a gestão de licenças, visto que os fornecedores possuem regras bem diversas e complexas de licenciamento.

SKU8: Stock Keeping Unit é um código único identificador de um produto dentro do catálogo de um fornecedor.

Há ainda o desafio imposto pelas mudanças recentes que estão ocorrendo no modelo de venda utilizado pelos fornecedores. O modelo antigo, on premise, em que o software era instalado em cada máquina de usuário, está sendo trocado pelo modelo SaaS, fortemente impulsionado pelo conceito de nuvem. Isto faz com que o gestor de TI deva se atentar às peculiaridades de cada formato. Enquanto a principal preocupação com o modelo on premise era o risco de uma auditoria e de não estar aderente à contratos e legislações, o principal risco associado ao modelo SaaS é o de estar pagando a mensalidade de contas que não estão sendo utilizadas.

É essencial que todos os Órgãos da Prefeitura de São Paulo estabeleçam controle das licenças de software que possuam, seja qual for o modelo de uso, para que exerçam uma gestão efetiva dos custos de TI e possam planejar a melhor forma de atender demandas futuras. 

Esta orientação trata de licenças de software de sistemas comprados, cuja cobrança é realizada por licenças. Sistemas desenvolvidos internamente, ou sob encomenda e que não possuam cobrança por licença, não fazem parte do escopo destas orientações.

 

INVENTÁRIO DE LICENÇAS DE SOFTWARE

QUAIS SÃO AS NOSSAS RECOMENDAÇÕES?

INVENTÁRIO DE LICENÇAS DE SOFTWARE

QUAIS SÃO AS NOSSAS SUGESTÕES?

ANEXO

ANEXO

SOBRE ANEXO

Baixe o arquivo do Termo de Responsabilidade para Empréstimo de Dispositivos de Microinformática.

Termo de Responsabilidade para Empréstimo de Dispositivos de Microinformática
Responsabilizo-me pelo uso consciente e guarda temporária dos ativos de microinformática listados abaixo.

Equipamentos

Patrimônio Descrição do Equipamento
[XX-XXXXXXXX-XX] Projetor Epson
[ZZ-ZZZZZZZZ-ZZ] Notebook Dell

Dados do Empréstimo

Prazo

Indeterminado

Até:  ____ / ____ / ________
Data de Retirada
____ / ____ / ________
R.F. (Registro Funcional)

Nome Completo


Assinaturas

Responsável pelo Empréstimo
Nome

R.F.

Assinatura

Responsável de TI
Nome

R.F.

Assinatura



Devolução

Data de Devolução
____ / ____ / ________

Sem ocorrências

Com as seguintes ocorrências:





Assinaturas da Devolução

Responsável pela Devolução
Nome

R.F.

Assinatura

Responsável pela Área de TI
Nome

R.F.

Assinatura

DGGOV · 1.0 · Uso Interno

REFERÊNCIAS

REFERÊNCIAS

SOBRE REFERÊNCIAS

Guia: BARBER, VICTORIA; SCHAFER, ROB. Maturing the IT Asset Management Discipline Primer for 2017. Gartner, Inc. Stamford, USA, 20/07/2017.

Guia: BARBER, VICTORIA; WHITE, STEPHEN. Software Asset Management reaches a tipping point: SaaS cost management eclipses License Compliance. Gartner, Inc. Stamford, USA, 06/01/2017.

Guia: BARBER, VICTORIA; WILLIAMS, ROGER. Redefining IT Asset Management for the Digital Age. Gartner, Inc. Stamford, USA, 30/03/2017.

Guia: BUCHANAN, STEWART. You’ve mastered IT Asset Administration; Now do IT Asset Management. Gartner, Inc. Stamford, USA, 23/12/2016. Guia: CATTY, JAMES P.; IFRS – Guia de aplicação do valor justo. Editora Bookman. 2013.

Guia: SPIVAK, GARY; WILLIAMS, ROGER; ADAMS, APRIL. Market Guide for Software Asset Management Tools. Gartner, Inc. Stamford, USA, 08/11/2016.

Guia: ZIMMERMAN, TIM. Essential Best Practices for Tracking Critical Assets using RFID. Gartner, Inc. Stamford, USA, 04/03/2016.

Link: PREFEITURA DE SÃO PAULO. Decreto Nº 53.484 de 19 de Outubro de 2012.
Acessado em 25/03/2026.

Link: PREFEITURA DE SÃO PAULO. Decreto Nº 56.214 de 30 de Junho de 2015.
Acessado em 25/03/2026.

Link: Portaria - PREFEITURA DE SÃO PAULO. SECRETARIA MUNICIPAL DE FINANÇAS E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO. Portaria 262/15 de 02 de Dezembro de 2015.
Acessado em 25/03/2026.

Link: PREFEITURA DE SÃO PAULO. SECRETARIA MUNICIPAL DA FAZENDA. Manual do Sistema de Bens Patrimoniais.
Acessado em 25/03/2026.