QUAIS SÃO AS NOSSAS RECOMENDAÇÕES?

• Levantar quantitativo e modelos que formam o parque de equipamentos atual (scanners, impressoras, multifuncionais, faxes).
• Levantar status de cada equipamento (idade, garantia).
• Levantar o volume médio de impressões mensal de cada impressora, multifuncional ou copiadora (via histórico em software de  gerenciamento ou anotação mensal do contador de impressão de cada equipamento).
  
• Calcular o volume médio de impressões mensal, por unidade administrativa.
  • Fazer um cálculo à parte para destacar, se houver, a necessidade de impressões em tamanhos de papel que não sejam A4.
• Para cálculo do volume médio de impressões mensal é mandatória a análise do volume de impressões dos últimos 12 meses. Isto garante que picos sazonais na demanda de impressões sejam considerados na estimativa para os próximos anos.
  • Nos casos de novas unidades administrativas e situações similares em que não há histórico de demanda de impressões, uma estimativa também deverá ser definida. Para tanto, caberá ao gestor de TIC utilizar as variáveis que tiver conhecimento.
• Para busca por terceirização de serviços visando processo de digitalização, algumas etapas devem ser consideradas:
  
  • Planejamento – definir os formatos de guarda digital, física e disponibilização do digital.
    
  • Preparação dos documentos – para correto dimensionamento de esforço algumas informações são necessárias. Para tal é importante informar estimativa de:
    • Quantidade de documentos.
    • Média de páginas/folhas por documento.
    • % de versos úteis.
    • Qualidade do material (condição atual, tipo de papel, tamanho das páginas, etc.).
    • Como estão acondicionados os documentos (Caixas, prateleiras, arquivos, etc.).
      
  • Formato de Digitalização de documentos – A definição da qualidade da digitalização pode trazer impactos significantes. A intenção de Ocerização das imagens para permitir geração de PDFs pesquisáveis por exemplo, obriga um aumento na qualidade da imagem que consequentemente amplia a necessidade de equipamentos ou tempo de execução.
  • Controle de qualidade – Detalhar o nível de tratamento necessário para melhoria das imagens é imprescindível para correto entendimento das partes quanto ao que deve ser entregue e o tempo de entrega/conclusão de um projeto ou serviço.
  • Indexação – A definição dos parâmetros de busca do arquivo digital são necessários para tornar mais ágil o processo de recuperação e consulta. Porém, a ampliação do número de indexadores pode tornar o projeto mais caro e mais lento.
  • Automatização de processo – verificar se há meios de automatizar o processo pode favorecer a entrega. Exemplos: documentos padronizados podem passar por processo de ocerização e permitir indexação automática, bem como leitura de códigos de barra. Ambos cenários podem reduzir em até 30% o custo e tempo de execução.
  • Disponibilização – O planejamento deve contemplar a definição do modelo de disponibilização dos entregáveis (imagens) e tem por objetivo direcionar as ações seguintes para um correto modelo de trabalho.
  • Armazenamento – As imagens geradas precisam ser guardadas e a definição de responsabilidade é determinante, bem como fatores de segurança a ser considerado.