REQUISITOS TÉCNICOS para serviços de digitalização
SOBRE REQUISITOS TÉCNICOS para serviços de digitalização
Integridade e confiabilidade do documento digitalizado
O documento digitalizado precisa ser idêntico ao original e conter algum meio para comprovar a autoria e integridade do documento.
Rastreabilidade e audibilidade dos procedimentos
O sistema utilizado para digitalizar e armazenar os documen-tos deve informar quais foram os procedimentos executados e o histórico dos materiais digitalizados.
Qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento
As ferramentas utilizadas para a digitalização dos documen-tos devem seguir as normas técnicas definidas no Decreto Federal nº. 10.278 de 18 de Março de 2020. A legislação define diretrizes quanto a resolução mínima, cor, tipo original e formato do arquivo, conforme indicado abaixo:
É importante ressaltar que os padrões técnicos mínimos para a digitalização de documentos devem ser mantidos mesmo com a compressão e descompressão dos arquivos:
- Confidencialidade do documento (quando aplicável)
- O sistema ou programa de armazenamento dos arquivos digitais deve conceder níveis distintos de acesso, conforme os parâmetros de confidencialidade.
- Interoperabilidade entre sistemas informatizados
- Quando falamos em interoperabilidade, nos referimos à capacidade que dois sistemas (no caso, informatizados) têm de se comunicar de forma eficiente e transparente. Para que isso ocorra, é necessário que ambos os sistemas trabalhem com padrões abertos. Dessa forma, é possível integrá-los e assim, fazer com que eles atuem de forma cooperada um com o outro.
No caso da digitalização de documentos, é importante que estes arquivos sejam salvos em um formato aberto.
QUAIS SÃO AS NOSSAS SUGESTÕES?
- Para contratação de serviços completos de digitalização, a abertura de uma RFP (Request for Proposal – Solicitação de Proposta) tem por objetivo buscar empresas especializadas para apoio no direcionamento das necessidades e maior detalhamento dos processos, a fim de criar soluções mais adequadas.