REQUISITOS TÉCNICOS para o software de gerenciamento e bilhetagem

SOBRE REQUISITOS TÉCNICOS para o software de gerenciamento e bilhetagem
O software de gerenciamento permite acompanhar através da rede o status dos equipamentos (disponibilidade, nível de suprimentos, etc). A função de bilhetagem permite acompa-nhar o volume de impressões, identificar discrepâncias, estimar quanto será cobrado pelo serviço da empresa terceira. 

 A instalação do software de gerenciamento demandará o uso de um servidor hospedeiro. Cabe à área de tecnologia avaliar se o software deverá ser instalado em infraestrutura própria ou terceirizada. Caso opte-se pela internalização, deve-se avaliar se existem as licenças para o tipo de servidor que o software exigirá, ou se isto deve ser solicitado do fornecedor como parte do serviço a ser prestado. A questão da licença também se aplica no contexto de um servidor central de impressão. 

 O uso de um servidor central de impressões combina-do com senhas pessoais para liberação da impressão de trabalhos retidos permite uma funcionalidade adicional relevante: que usuários solicitem impressões e possam retirar em qualquer equipamento. 

 Exemplo prático: enquanto a impressora do departamento A está inoperante por atendimento técnico, os usuários podem imprimir em uma impressora vizinha no departamento B, sem necessidade de configuração adicional alguma. Além disto, a impressão não ficará exposta assim que demandada, necessitando da liberação do usuário mediante identificação. 

 Para a devida caracterização técnica do software de gerenciamento e bilhetagem, esta Orientação apresenta a seguir as recomendações e sugestões de itens a constarem na especificação técnica do Termo de Referência.

QUAIS SÃO AS NOSSAS RECOMENDAÇÕES?
Para órgãos com demanda interna média mensal superior a 20.000 impressões ou 5.000 impressões coloridas, o uso de softwares de gerenciamento e bilhetagem é recomendado a fim de melhorar a eficiência do investimento realizado. 

 O software de gerenciamento e bilhetagem deve atender, no mínimo, às seguintes especificações: 

 

 Emitir relatórios:

 

 De uso de insumos. 

 De volume de impressões e cópias global, por grupos de usuários (ou departamentos) e por usuários. 

 Distinguir impressões coloridas e Preto e Branco. 

 Com metadados dos arquivos impressos, rastrável por usuário, para fins de auditoria. 

 De falhas de equipamentos. 

 De inventário de equipamentos, com local. 

 De custo gerado pelas impressões e cópias, por departamentos e por usuário. 

 

 

 Permitir a exportação de relatórios para outros formatos (ex: planilha eletrônica, pdf); 

 Permitir a definição de cotas de impressão por usuário ou grupo de usuários. Exemplo: estagiários podem imprimir até 1.000 páginas por mês; 

 Permitir a definição do custo de cada página impressa, em cores ou em preto e branco, para viabilizar relatório de custo; 

 Permitir a autenticação por usuário; 

 Atualizar informações de status em periodicidade definida pelo Órgão contratante (diária, hora a hora, minuto a minuto);

QUAIS SÃO AS NOSSAS SUGESTÕES?
Para órgãos com demanda interna média mensal inferior a 20.000 impressões e 5.000 impressões coloridas, o uso de softwares de gerenciamento e bilhetagem é uma sugestão. 

 No termo de referência, o valor a ser pago pelos softwares de bilhetagem e gerenciamento pode tanto ser discriminado à parte quanto incorporado e diluído no valor de mensalidade da totalidade de equipamentos. Sugere-se que o preço seja discriminado à parte para fins de transparência. 

 Caso um licitante ofereça uma solução composta por mais de um software, mas que atenda aos requisitos, cabe ao Órgão Municipal avaliar se a solução proposta atenderá de fato sua necessidade. 

 Para auditoria de impressões, é possível solicitar que o software de gerenciamento armazene por período prédeterminado o conteúdo integral dos arquivos impressos.