ESTIMATIVA DO SERVIÇO A CONTRATAR

SOBRE ESTIMATIVA DO SERVIÇO A CONTRATAR
Uma vez que se conhece a demanda interna do Órgão e as características dos serviços que podem ser contratados, é possível estimar o serviço a ser contratado.

QUAIS SÃO AS NOSSAS RECOMENDAÇÕES?
Definir perfis de equipamentos baseados, mas não limitados, nas características descritas anteriormente nesta Orientação Técnica, para diferentes tamanhos de demanda, e utilizá-los para planejar a alocação em cada unidade administrativa. Montar um quadro de perfis de equipamentos, determinando valores para as características mínimas descritas anteriormente neste documento, além de eventuais adicionais que o Órgão venha a definir. 

 Montar um quadro de equipamentos por departamento ou por localidade física, com, no mínimo, as seguintes informações: 

 

 Departamento. 

 Perfil do equipamento. 

 Quantidade do equipamento. 

 Se impressora, copiadora ou multifuncional: 

 

 Estimativa mensal de impressões:

 

 Em Preto e Branco para o total de equipamentos do perfil em questão. 

 Em Cores para o total de equipamentos do perfil em questão (se impressão colorida). 

 Tomar por premissa que o tamanho padrão de impressões é o formato A4. Caso sejam utilizados também outros formatos, torna-se necessário estimar a quantidade de impressões em preto e branco e cores para cada formato (ex: A3). 

 

 

 

 

 Montar um quadro geral de equipamentos com, no mínimo, as seguintes informações:

 

 Perfil do equipamento. 

 Quantidade de equipamentos deste perfil que o Órgão precisará. 

 Se impressora, copiadora ou multifuncional: 

 

 Estimativa mensal de impressões:

 

 Em Preto e Branco para o total de equipamentos do perfil em questão. 

 Em Cores para o total de equipamentos do perfil em questão (se impressão colorida). 

 Tomar por premissa que o tamanho padrão de impressões é o formato A4. Caso sejam utilizados também outros formatos, torna-se necessário estimar a quantidade de impressões em preto e branco e cores para cada formato (ex: A3). 

 

 

 

 

 

 

 Avaliar a infraestrutura disponível à instalação dos equipamentos (rede elétrica, lógica, acesso aos locais de instalação, acessos para configurações de rede), além do ambiente de instalação de servidor de impressão e software de gerenciamento, caso não tenha explicitado a responsabilidade do fornecedor para estes itens em específico.

 

 Confrontar a infraestrutura disponível com a demanda levantada e fazer eventuais adequações que se façam necessárias. 

 

 

 Atualizar os quadros para que estejam aderentes à realidade do Órgão do SMTIC. 

 Os quadros gerados e da confirmação ou não de necessidade de contratação de software de gerenciamento e de fornecimento de papel servirão como subsídio para a confecção do Termo de Referência.

QUAIS SÃO AS NOSSAS SUGESTÕES?
Caso de Exemplo. Determinado Órgão levantou a seguinte demanda: 

 

 Departamento A ocupa 2 andares, possui demanda mensal de 50.000 impressões Preto e Branco e 5.000 coloridas. A secretária da diretoria utiliza Fax. Diversas pessoas utilizam Scanners de mesa, compartilhando-os. 

 Departamento B ocupa 1 sala, possui demanda de 5.000 páginas Preto e Branco. Impressões coloridas são muito pontuais, só acontecem pois existe a impressora colorida na área. 

 Departamento C ocupa 1 sala grande, equivalente ao tamanho de 2 salas combinadas, e possui demanda mensal de 15.000 impressões em Preto e Branco e 3.000 coloridas no formato A4, e de 500 impressões mensais coloridas no formato A3. 

 A chefia de gabinete, quando consultada, informou que existe pretensão de adoção de processos eletrônicos para todo o Órgão. Por isso, espera-se que todos os Órgãos possuam scanners em bom funcionamento. Quando questionada sobre o prazo de início e estimativa de redução de impressões, disse não ser possível estimar. 

 

 

 A partir do levantamento feito, é possível montar os quadros de perfis de equipamentos, equipamentos por departamentos e quadro geral. O anexo II possui modelos de exemplo destes quadros, preenchidos para atender à necessidade de demanda deste Órgão de exemplo