ESTIMATIVA DO SERVIÇO A CONTRATAR

• SOBRE ESTIMATIVA DO SERVIÇO A CONTRATAR
• QUAIS SÃO AS NOSSAS RECOMENDAÇÕES?
• QUAIS SÃO AS NOSSAS SUGESTÕES?

SOBRE ESTIMATIVA DO SERVIÇO A CONTRATAR

Uma vez que se conhece a demanda interna do Órgão e as características dos serviços que podem ser contratados, é possível estimar o serviço a ser contratado.

QUAIS SÃO AS NOSSAS RECOMENDAÇÕES?

Definir perfis de equipamentos baseados, mas não limitados, nas características descritas anteriormente nesta Orientação Técnica, para diferentes tamanhos de demanda, e utilizá-los para planejar a alocação em cada unidade administrativa. Montar um quadro de perfis de equipamentos, determinando valores para as características mínimas descritas anteriormente neste documento, além de eventuais adicionais que o Órgão venha a definir.

Montar um quadro de equipamentos por departamento ou por localidade física, com, no mínimo, as seguintes informações:

• Departamento.
• Perfil do equipamento.
  
• Quantidade do equipamento.
• Se impressora, copiadora ou multifuncional:
  
  • Estimativa mensal de impressões:
    • Em Preto e Branco para o total de equipamentos do perfil em questão.
    • Em Cores para o total de equipamentos do perfil em questão (se impressão colorida).
    • Tomar por premissa que o tamanho padrão de impressões é o formato A4. Caso sejam utilizados também outros formatos, torna-se necessário estimar a quantidade de impressões em preto e branco e cores para cada formato (ex: A3).
      
• Montar um quadro geral de equipamentos com, no mínimo, as seguintes informações:
  • Perfil do equipamento.
  • Quantidade de equipamentos deste perfil que o Órgão precisará.
  • Se impressora, copiadora ou multifuncional:
    
    • Estimativa mensal de impressões:
      • Em Preto e Branco para o total de equipamentos do perfil em questão.
        
      • Em Cores para o total de equipamentos do perfil em questão (se impressão colorida).
      • Tomar por premissa que o tamanho padrão de impressões é o formato A4. Caso sejam utilizados também outros formatos, torna-se necessário estimar a quantidade de impressões em preto e branco e cores para cada formato (ex: A3).
        
• Avaliar a infraestrutura disponível à instalação dos equipamentos (rede elétrica, lógica, acesso aos locais de instalação, acessos para configurações de rede), além do ambiente de instalação de servidor de impressão e software de gerenciamento, caso não tenha explicitado a responsabilidade do fornecedor para estes itens em específico.
  • Confrontar a infraestrutura disponível com a demanda levantada e fazer eventuais adequações que se façam necessárias.
• Atualizar os quadros para que estejam aderentes à realidade do Órgão do SMTIC.
  
• Os quadros gerados e da confirmação ou não de necessidade de contratação de software de gerenciamento e de fornecimento de papel servirão como subsídio para a confecção do Termo de Referência.

QUAIS SÃO AS NOSSAS SUGESTÕES?

• Caso de Exemplo. Determinado Órgão levantou a seguinte demanda:
  
  • Departamento A ocupa 2 andares, possui demanda mensal de 50.000 impressões Preto e Branco e 5.000 coloridas. A secretária da diretoria utiliza Fax. Diversas pessoas utilizam Scanners de mesa, compartilhando-os.
  • Departamento B ocupa 1 sala, possui demanda de 5.000 páginas Preto e Branco. Impressões coloridas são muito pontuais, só acontecem pois existe a impressora colorida na área.
  • Departamento C ocupa 1 sala grande, equivalente ao tamanho de 2 salas combinadas, e possui demanda mensal de 15.000 impressões em Preto e Branco e 3.000 coloridas no formato A4, e de 500 impressões mensais coloridas no formato A3.
  • A chefia de gabinete, quando consultada, informou que existe pretensão de adoção de processos eletrônicos para todo o Órgão. Por isso, espera-se que todos os Órgãos possuam scanners em bom funcionamento. Quando questionada sobre o prazo de início e estimativa de redução de impressões, disse não ser possível estimar.
    
• A partir do levantamento feito, é possível montar os quadros de perfis de equipamentos, equipamentos por departamentos e quadro geral. O anexo II possui modelos de exemplo destes quadros, preenchidos para atender à necessidade de demanda deste Órgão de exemplo